录入大量的重复性数据是一项令人枯燥烦闷的工作,大家都不希望熬夜加班就是为了做一些低效的重复的任务吧?因此在日常工作中,我们一定要想办法规避或者减少这些重复性劳动。 在此,介绍几个能有效提高重复性输入的方法,希望能帮到大家。 在EXCEL制作中时,有里会出现同一级菜单中,对应很多个二级菜单。 那样会导致,一级菜单中出现很多的空白单元格,需要我们进行填充(当然,也可以使用合并单元格,但合并后筛选会没那么方便,因此本次介绍不合并时的操作方法) 对于内容多的表格,每一项都单独去复制,会增加很多工时,下面的方法,会更快捷。 方法:选定需要编辑的数据,按CTRL+G,或者F5,跳到定位条件菜单。 点击定位条件,选择”空值“。 确定后,系统就会选定数据中的空白单元格。 在光标定位编辑栏,输入”=“并选定正在编辑单元格的上方单元格(定位后,直接输入,无需单击选择). 然后按CTRL+ENTER,就发现,所有的空白值,都按其上面单元格的内容进行了复制填充。 最终效果 对于简单重复的录入,如输入:男女,优良中差等,完成可以用更方便的下拉菜单进行控制。 方法:点击数据,选择”数据验证“,在允许值中,选择”序列“。 在来源格子内,填写”男, 女“,请特别注意,间隔符号只能使用英文半角输入状态下的逗号,否则会连在一起,只显示一个下拉菜单,而不是分男和女两个菜单。 对于分类较多的下拉菜单,我们也可以对来源的形式做些优化。 事先在空白的列中,提前输入分类项目,在制作菜单时,点击”来源“右侧的数据选择键,选择提前输入的分类菜单,此时的数据来源,就是一些单元格内的数据,点击确认即可。 对于来自单元内的分类菜单,后续即使我们对其做了变更,下拉菜单也会随之变化,更加灵活。 注意,提前输入的分类项目的单元格,请做隐藏处理。 如此,重复性的输入,即可以变为下拉选项,更加快捷地进行输入。 对于得到的一些原始数据,你会发现有些是重复的,会影响统计,需要删除,但总不能一个个去找吧,这里就可以使用“删除重复值“功能,有效提高速度。 方法:选择需要处理的数据,然后在数据功能内,找到删除重复项,就会出现”删除重复项“对话框,点击确定,刚重复的内容,将被删除。 删除重复项 删除后效果 如果不喜欢使用鼠标单击的朋友,也可以选择记住一个快捷键,Alt+A+M,即可对选定的数据进行处理。(若快捷方式ALT+A被占用,需要自行选择除去其中一个)
|