巧用Word邮件合并功能批量完成信封填写

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工作中，碰到领导交代给客户寄纸质信件，如果是5封，10封还好，一个信封一个信封填就是。可，碰到要寄50、100封以上，甚至几百封，怎么办？？

别着急，如题，我们巧用Word邮件合并功能秒填100+信封。

邮件合并功能关键有这么三步：整理通讯录、自定义纸张大小及排好数据位置、合并输出，下面我们一步一步来看。

一、整理通讯录

信封上有邮编、收件人地址、收件人姓名及称呼，寄件人地址、邮编。寄件人信息是不变的，不必输入表格，我们只需将收件人的信息整理到电子表格即可。

可以看到，在Word邮件合并功能的收件人列表数据来源中，有以下15种（见下图），本人使用较多的是excel文件及access数据库。

我们以excel文件举例：

按以上模板整理后即可。

二、自定义纸张大小及排好数据位置

这一步骤最为重要，分为三个阶段进行说明，第一阶段，用尺子测量好信封的尺寸，在word中自定义好对应的文档；第二阶段，调整好邮编、地址、姓名、称呼在word文档信封上的位置，此处，如果信封正面为空白，无邮编方框的最佳，如果有方框，则要注意方框的位置，让邮编尽量进入框内；第三步，在相应的位置插入值（可变数据），调整好字体、字号、空格等。

第一阶段：量尺寸

手头上的信封是标准的DL信封，尺寸为11*22CM，在word2013中的预设，如果没有预设的，量到尺寸后在纸张大小——其他页面大小中进行页面设置：

第二阶段：定位置

邮件合并功能制作信封，最好是空白的，即无任何内容，如果遇到类似下图这样的，有邮编方框，则要通过调整页边距、行距等，或者也可以通过无边框表格来进行定位。

这里要求细心，并不难，调整到位后可以裁好信封大小的白纸或用多余的信封试打几次，直到满意为止。

第三阶段：调格式

将通讯录选中，在相应位置插入数据，调整好字体、大小等。

点使用现有列表，找到电脑中存放的通讯录（地址）

选中sheet1$，确定，即可。

点击“插入合并域”，将数值放入相应位置

如下图

将不变的寄件人地址、邮编等信息打上。调整好收件人邮编等字号、位置。

三、合并输出

恭喜！到这一步，很快就要结束了，按上边步骤制作完后，可以对数据进行预览：

可以点右边“完成并合并”，“打印文档”，输出一个信封看一看效果。

如果没有问题，则可以全部输出。